Dossieropbouw: doe het goed en consequent
Als werkgever is het essentieel om gegevens van een werknemer vast te leggen in een personeelsdossier. Niet alleen bij indiensttreding, maar juist ook daarna, want een consequente dossieropbouw zorgt voor een goed en up-to-date personeelsdossier.
Belangrijk, want hiermee voldoe je als werkgever niet alleen aan de wettelijke verplichtingen, ook levert het vaak meer commitment op omdat medewerkers weten waar ze aan toe zijn. Zo leg je in het dossier duidelijk vast wat je over en weer van elkaar mag verwachten gedurende het dienstverband en bevestig je gemaakte afspraken, waardoor je bijvoorbeeld verbetertrajecten goed kunt monitoren. Bovendien sterkt een goed en volledig dossier je op het moment dat werkgever en werknemer lijnrecht tegenover elkaar komen te staan.
Hoe bouw je een personeelsdossier op?
Stel: je wilt een medewerker aanspreken op zijn gedrag. Dan ga je het gesprek aan om duidelijk te maken wat er volgens jou anders zou kunnen, wat je van iemand verwacht en wat jij als werkgever kunt bieden om een positieve verandering te realiseren? Die afspraken moeten goed gedocumenteerd worden in het dossier van de medewerker. Dit geldt voor elke afspraak of toezegging die er gedaan wordt. Het doel is natuurlijk dat er een positieve verandering optreedt, maar als dit niet gebeurt is het belangrijk dat je kunt teruggrijpen op datgene wat er is afgesproken: op het dossier dus.
Een goed dossier versterkt je positie
Het kan voorkomen dat er gedurende het dienstverband een intentie tot beëindiging ontstaat. In dat geval sterkt het dossier je als werkgever in vervolgstappen. Bijvoorbeeld bij de gang naar het UWV of de rechter, waar altijd getoetst wordt of je als werkgever voldoende duidelijk hebt gemaakt wat het verbeterpunt is en of je de medewerker voldoende hebt geboden om hier iets aan te doen.
Een goed opgebouwd dossier geeft houvast en duidelijkheid over gemaakte afspraken en is essentieel om een eventuele schadelast te beperken. Laat je daarom goed adviseren door een professional.
